การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งานเป็นการตรวจสอบว่าในการศึกษานั้น ๆ มีงานใดที่เป็นชีวิตจริง และมีความรู้ ทักษะและเจตคติใดบ้างที่นําไปสู่ความสําเร็จในการทํางานนั้น ๆ การวิเคราะห์งานช่วยให้แน่ใจว่าจะได้ สาระและคุณค่าที่เกี่ยวข้องในการเรียนรู้

คําถามหลักที่ใช้ในการวิเคราะห์งาน ในการวิเคราะห์งาน มีคําถามหลัก 3 ข้อ คือ

ภาระใดงานใดเป็นข้อกําหนดของงาน

การจัดเรียงลําดับของแต่ละภาระงานคืออะไร

                     เวลาที่ใช้ในการทําแต่ละภาระงาน

สุดท้ายหาคําตอบให้ได้ว่าภาระงานใดมีความสําคัญ เนื่องจากงาน ประกอบด้วยภาระงานหลายภาระ

งาน

การวิเคราะห์งานทําได้อย่างไร

วิธีการวิเคราะห์งานที่ใช้บ่อย คือ

การสอบถาม (questionnaires) การสํารวจโดยส่งแบบสอบถามทางไปรษณีย์ หรือไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์สอบถามผู้เชี่ยวชาญ เป็นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายน้อยและได้ข้อมูลจํานวนมาก

การสัมภาษณ์ (interviews) การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ หรือการพบปะสนทนาเป็นรายบุคคลกับ ผู้เชี่ยวชาญ เป็นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลามาก แต่มีข้อดีสําหรับคําถามปลายเปิด หรือสามารถถามเพิ่มเติม ในประเด็นที่ต้องการได้ทันที

การสนทนากลุ่ม (focus groups) การสัมภาษณ์กลุ่มผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งจะให้ผลดีกว่าในประเด็นที่จะ ช่วยให้ตรงประเด็นมากกว่า มิฉะนั้นอาจจะเข้าใจผิดหรือมโนทัศน์ที่ผิดพลาดได้

ความหมายของการวิเคราะห์งาน

           เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงความหมายของการวิเคราะห์งาน ควรพิจารณามองภาพความสัมพันธ์ของขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานของบุคลาภายในแต่ละองค์การ ดังต่อไปนี้

          การทำงาน (Work) หมายถึง กิจกรรมที่บุคลากรใดบุคลากรหนึ่งกระทำขึ้นด้วยกำลังกายและกำลังใจ เพื่อจุดมุ่งหมายหนึ่งที่ตนต้องการ เช่น เพื่อการดำรงชีวิต  เพื่อความสบายใจ หรือเพื่อช่วยส่งเสริมสังคม เป็นต้น

          ตำแหน่ง (Position) หมายถึง หน้าที่และความรับผิดชอบที่องค์การมอบหมายให้บุคลากรแต่ละคนโดยจำนวนตำแหน่งจะมีมากเท่ากับจำนวนบุคลากรในองค์การนั้น

           งาน (Job) หมายถึง กลุ่มของตำแหน่งที่มีชนิดและระดับของงานเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งประกอบด้วย ผู้จัดการ 1 คน ผู้ช่วยผู้จัดการ 1 คน พนักงานขาย 10 คน เสมียน 3 คน และพนักงานส่งของ 2 คน ดังนั้นบริษัทนี้จึงมีตำแหน่ง 17 ตำแหน่ง แต่มีงาน 4 งาน ได้แก่ ผู้บริหาร พนักงานขาย เสมียน และพนักงานส่งของ

            อาชีพ (Occupation) หมายถึง กลุ่มของงาน (Job) ที่มีลักษณะคล้ายกัน และผู้ประกอบอาชีพนั้นจะปฏิบัติงานโดยวิธีการอย่างเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน เช่น แพทย์ วิศวกร และนักบัญชี เป็นต้น

           ความหมายของศัพท์ข้างต้น แสดงให้เห็นว่าบุคลากรแต่ละคนจะปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ขององค์การตามสาขาอาชีพของตน หรือตามตำแหน่งงานที่ได้รับการแต่งตั้ง ก่อนที่องค์การจะสามารถจัดสรรให้บุคลากรปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลและเข้าใจถึงธรรมชาติหรือลักษณะเฉพาะของงานนั้นๆ ที่จะส่งผลให้องค์การสามารถที่จะจัดหาและจัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมกับงานและตำแหน่งได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะทำให้องค์การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดการพัฒนาและการเจริญเติบโตขององค์การความหมายของการวิเคราะห์งาน มีผู้บัญญัติความหมายไว้หลายท่าน  

 ลักษณะรวมที่สำคัญของความหมายการวิเคราะห์งาน

            1.  กระบวนการ (Process) การวิเคราะห์งานจะมีลักษณะเป็นกระบวนการอันประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆที่ถูกนำมาประกอบกัน เพื่อให้การวิเคราะห์งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถรวบรวมสารสนเทศของงานได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งจะส่งผลให้องค์การหรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนการนี้ไปใช้ประโยชน์ในการบริหารงานได้

            2.  ระบบ (System) การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่ต้องมีการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยที่ในกระบวนการวิเคราะห์งานนั้นจะมีการนำปัจจัยนำเข้า (Inputs) ซึ่งได้แก่ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับการสนใจศึกษามาผ่านขั้นตอนการประมวลผล ตั้งแต่การศึกษา ทำความเข้าใจ และวิเคราะห์จนได้เป็นผลลัพธ์ (Outputs) หรือสารสนเทศของงาน (Job Information) สำหรับการนำไปใช้งานในอนาคต เช่น เอกสารพรรณงาน (Job Description) และเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน (Job Specification) เป็นต้น

            3.  ศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ การวิเคราะห์งานจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการศึกษารวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้ได้สารสนเทศของงานนั้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์และงานอื่นขององค์การ

        ดังนั้นสามารถสรุปได้ว่า  “การวิเคราะห์งาน หมายถึง กระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบซึ่งถูกนำมาใช้ในการศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้นเพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการทำกิจกรรมอื่นในอนาคต”